บทบาทหน้าที่เลขานุการหรือผู้ทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยของอนุญาโตตุลาการ

บทบาทหน้าที่เลขานุการหรือผู้ทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยของอนุญาโตตุลาการ

โครงการฝึกอบรมเจ้าหน้าที่ฝ่ายอนุญาโตตุลาการและการประนอมข้อพิพาท

เรื่อง บทบาทหน้าที่เลขานุการหรือผู้ทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยของอนุญาโตตุลาการ

กระบวนการอนุญาโตตุลาการเป็นกระบวนการระงับข้อพิพาททางเลือกที่คู่พิพาทตกลงที่จะให้มีการแต่งตั้งบุคคลที่สามขึ้นมาเพื่อใช้ในการดำเนินกระบวนการพิจารณาเพื่อร่วมกันแก้ไขปัญหาและหาทางออกเกี่ยวกับข้อพิพาทที่เกิดขึ้นร่วมกัน โดยหลักแล้วการอนุญาโตตุลาการนี้มักเป็นข้อพิพาทที่เกี่ยวข้องกันทางแพ่งและพาณิชย์ และหากเป็นการอนุญาโตตุลาการระหว่างประเทศมักจะเกี่ยวข้องกับเรื่องการค้าระหว่างประเทศ ดังนั้น สถาบันอนุญาโตตุลาการ จึงเป็นหน่วยงานที่ให้บริการด้านการอนุญาโตตุลาการ ในปัจจุบันสถาบันอนุญาโตตุลาการ มิได้มีอยู่เพียงแค่ในประเทศไทยแต่มีอยู่ในหลายประเทศทั่วโลก อาทิ THE INTERNATIONAL CHAMBER OF COMMERCE (ICC), THE LONDON COURT OF INTERNATIONAL ARBITRATION (LCIA), THE AMERICAN ARBITRATION ASSOCIATION (AAA),JUDICIAL ARBITRATION AND MEDIATION SERVICES, INC (JAMS), THE INTERNATIONAL CENTRE FOR SETTLEMENT OF INVESTMENT DISPUTE (ICSID), THE HONG KONG INTERNATIONAL ARBITRATION CENTRE (HKIAC), ARBITRATION INSTITUTE OF THE FINLAND CHAMBER OF COMMERCE (FCC INSTITUTE) และ SINGAPORE INTERNATIONAL ARBITRATION CENTRE (SIAC) เป็นต้น

สถาบันอนุญาโตตุลาการแต่ละแห่งนั้น จะมีวัตถุประสงค์ในการก่อตั้งที่แตกต่างกันออกไป จึงทำให้แต่ละสถาบันฯ มีการออกข้อบังคับของแต่ละที่ออกมา เพื่อนำมาบังคับใช้กับข้อพิพาทที่เกิดขึ้นภายใต้การจัดการของสถาบันฯ โดยมีผู้ที่ทำหน้าที่เป็นนายทะเบียนสถาบันฯ เป็นผู้ดำเนินการให้เป็นไปตามข้อบังคับของสถาบันฯ ต่างๆ ซึ่งความสำคัญของการบริหารจัดการกระบวนการอนุญาโตตุลาการ คือ ต้องดำเนินการรวดเร็วและมีการจัดการที่ดี เพื่อประหยัดค่าใช้จ่ายของคู่พิพาท โดยกระบวนการนั้นจะต้องคำนึงถึงความถูกต้อง ชัดเจน เป็นธรรม และรักษามาตรฐานการทำงานในทุกกระบวนการ จึงส่งผลให้หน้าที่ในการบริหารจัดการกระบวนการอนุญาโตตุลาการนั้น อาจกล่าวได้ว่าบุคคลที่อยู่ในกระบวนการทุกคน ล้วนแล้วแต่มีหน้าที่อันเป็นสาระสำคัญด้วยกันทั้งสิ้น

อย่างไรก็ตาม อาจกล่าวได้ว่าปัจจุบัน เลขานุการหรือผู้ช่วยอนุญาโตตุลาการอาจแบ่งได้ 2 ประเภท กล่าวคือ

1. Tribunal secretary
2. Institution secretariat (administrative secretary)

1. Tribunal secretary คือ เลขานุการหรือผู้ช่วยอนุญาโตตุลาการที่ถูกแต่งตั้งโดยอนุญาโตตุลาการเพื่อช่วยเหลือในการปฏิบัติงาน การแต่งตั้งผู้ทำหน้าที่เลขานุการหรือผู้ช่วยอนุญาโตตุลาการประเภทนี้ จะต้องมีการแต่งตั้งตามขั้นตอนอย่างเป็นกิจจะลักษณะ ซึ่งโดยปกติแล้วในการพิจารณาโดยปกติจะมีการแต่งตั้ง Tribunal secretary เพียงคนเดียว ซึ่งก่อนที่จะได้รับการแต่งตั้งขึ้นมานั้น  คู่พิพาทจะต้องได้รับแจ้งข้อมูลของผู้ที่จะถูกตั้งขึ้นมาทำหน้าที่เป็นเลขานุการหรือผู้ช่วยอนุญาโตตุลาการเสียก่อน ทั้งนี้ เพื่อเปิดโอกาสให้คู่พิพาทสามารถตรวจสอบข้อมูล ซึ่งอาจรวมถึงความเป็นกลางหรือความเป็นอิสระด้วยแต่อาจจะไม่ต้องพิจารณาเท่ากับการพิจารณาเลือกอนุญาโตตุลาการ แต่ถ้าหากปรากฎข้อมูลแก่คู่พิพาทว่ามีความเคลือบแคลงสงสัยประการใดๆ อันอาจเป็นการขัดกันแห่งผลประโยชน์ (conflict of interest) คู่พิพาทย่อมมีโอกาสทำการคัดค้านก่อนมีการแต่งตั้งผู้ที่ทำหน้าที่ดังกล่าวได้ เกี่ยวกับการปฏิบัติหน้าที่ของ Tribunal secretary นี้ อาจก่อให้เกิดปัญหาในการปฏิบัติหน้าที่ได้ คือ

1.1 ปัญหาการใช้ Tribunal secretary มากจนเกินขอบเขต (overuse) ปัญหาในลักษณะนี้เกิดขึ้นเนื่องจากการใช้ Tribunal secretary มากจนเกินขอบเขตการทำงาน จนในบางครั้งเสมือนกลายเป็นทำหน้าที่เป็นเสมือนหนึ่งในองค์คณะอนุญาโตตุลาการที่มีส่วนในการวินิจฉัยชี้ขาดคดีอีกคน ทำให้จึงเกิดเป็นประเด็นคำถามที่ว่า ขอบเขตงานที่แท้จริงของผู้ทำหน้าที่เป็น  Tribunal secretary ควรถูกจำกัดไว้เพียงใด? หรือไม่ เช่น

• สามารถอ่านและสรุปข้อเท็จจริงในการพิจารณาข้อพิพาท ได้หรือไม่?
• สามารถช่วยเหลือในการค้นคว้าข้อมูลประกอบการวินิจฉัย ได้หรือไม่?
• สามารถฟัง ออกความเห็น หรือช่วยร่างคำชี้ขาดทั้งหมดหรือบางส่วน ได้หรือไม่?

ตัวอย่าง ข้อพิพาทที่เกิดขึ้น

Case: Yukos Universal Limited v. Russian Federation, UNCITRAL, PCA Case No AA.227

มีการอ้างประเด็นการใช้ Tribunal secretary มากจนเกินขอบเขตจนเสมือนกลายเป็นองค์คณะอนุญาโตตุลาการที่มีส่วนในการวินิจฉัยชี้ขาดคดีอีกคนขึ้นมาโดยคู่พิพาทฝ่ายหนึ่งได้ทำการยื่นประเด็นดังกล่าวต่อศาลที่มีเขตอำนาจเพื่อให้มีการพิจารณาและมีคำสั่งเพิกถอนคำชี้ขาดดังกล่าว โดยท้ายที่สุดศาลมองว่า ประเด็นการใช้ Tribunal secretary มากจนเกินขอบเขตดังที่คู่พิพาทฝ่ายหนึ่งกล่าวอ้างนั้น ไม่เป็นเหตุให้สามารถเพิกถอนคำชี้ขาดของอนุญาโตตุลาการได้ เนื่องจากในท้ายที่สุดแล้ว ผู้ที่มีหน้าที่ในการทำคำชี้ขาดยังเป็นอนุญาโตตุลาการอยู่ดี อีกทั้งไม่ปรากฎเหตุอื่นอันกระทบต่อความเป็นกลางและความเป็นอิสระของคำชี้ขาด

Case: Sacheri v. Robotto (1989 supreme court)

ในกรณีนี้มีข้อเท็จจริงที่ต่างกับข้อเท็จจริงในคดีแรก กล่าวคือ มีหลักฐานปรากฎชี้ชัดว่าคณะอนุญาโตตุลาการได้มอบอำนาจในการจัดทำคำชี้ขาดให้กับ Tribunal secretary แม้เพียงบางส่วน โดยให้ Tribunal secretary มีส่วนร่วมในการตัดสินโดยตรง ซึ่งกรณีนี้จึงเป็นเหตุทำให้ศาลมีคำสั่งเพิกถอนคำชี้ขาดที่ออกโดยอนุญาโตตุลาการดังกล่าวได้

1.2 ตัวอย่างโดยสังเขปเกี่ยวกับขอบเขตงานที่ Tribunal secretary สามารถดำเนินการได้และสิ่งที่ไม่สามารถดำเนินการได้ มีดังนี้

สิ่งที่ Tribunal secretary สามารถดำเนินการได้ คือ

• จัดการกำหนดวันนัดต่างๆ และรายละเอียดต่างๆ ของข้อพิพาท
• ช่วยบันทึก Timesheet และรายละเอียดต่างๆ ให้แก่อนุญาโตตุลาการ
• จัดเตรียมเอกสารต่างๆ เพื่อประกอบการพิจารณาของอนุญาโตตุลาการ
• จดบันทึก Minute หรือ รายงานการประชุมต่างๆ เพื่อให้อนุญาโตตุลาการได้อ่านภายหลังการพิจารณาคดี

สิ่งที่ Tribunal secretary ไม่สามารถดำเนินการได้ คือ

• ออกความเห็นหรือแสดงความคิดเห็นอันเกี่ยวข้องกับคดี
• เข้าไปมีส่วนร่วมหรือส่วนหนึ่งส่วนใดในการวินิจฉัยชี้ขาดข้อพิพาทแห่งคดี
• เข้าไปมีส่วนร่วมในขั้นตอนการร่างคำชี้ขาดแม้ส่วนหนึ่งส่วนใดหรือทั้งหมด

2. Institution secretariat (administrative secretary) คือบุคคลซึ่งเป็นเจ้าหน้าที่ของสถาบันอนุญาโตตุลาการ ที่ทางสถาบันฯ ส่งไปเพื่อช่วยอำนวยความสะดวกหรือช่วยเหลืออนุญาโตตุลาการในการพิจารณาข้อพิพาท อย่างไรก็ตาม เพื่อให้สามารถทำความเข้าใจถึงบทบาทหน้าที่ของเลขานุการประจำสถาบันมากยิ่งขึ้น จึงขออธิบายเปรียบเทียบบทบาทของเลขานุการประจำสถาบันอนุญาโตตุลาการ 4 สถาบันฯ ได้แก่ 

• Thailand Arbitration Center: THAC)
• International chamber of commerce (ICC)
• Singapore International Arbitration Centre (SIAC)
• Thai Arbitration Institute (TAI) 

ในเบื้องต้น เลขานุการประจำสถาบันมีหน้าที่ความรับผิดชอบเกี่ยวกับส่วนงานธุรการของสถาบันฯ  โดยกฎของ THAC, ICC และ SIAC เรียกเลขานุการประจำสถาบันว่านายทะเบียน, Secretariat และRegistrar ตามลำดับ ซึ่งมีบทบาทแตกต่างกันไปตามกฎของสถาบัน

 2.1. เกี่ยวกับการช่วยเหลือในขั้นการเริ่มต้นกระบวนพิจารณาอนุญาโตตุลาการ 

– ข้อ 4 แห่งกฎ ICC, ข้อ 3 แห่งกฎ SIAC และข้อ 9 แห่งข้อบังคับ THAC กำหนดในทำนองเดียวกันคือ ให้คู่พิพาทที่จะเริ่มคดียื่นคำขอเริ่มต้นคดีต่อเลขานุการประจำสถาบันฯ

ส่วนตามข้อ 7 แห่งข้อบังคับ TAI ให้ยื่นคำขอเริ่มคดีต่อสถาบันฯ

 – ข้อ 5 (1) แห่งกฎ ICC ภายใน 30 วันนับจากวันที่ได้รับคำขอให้เริ่มต้นคดีจากเลขานุการโดยให้ผู้คัดค้านส่งคำตอบรับข้อ 5 (4) แห่งกฎ ICC ให้เลขานุการประจำสถาบันฯ มีหน้าที่ส่งสำเนาคำตอบรับแก่คู่พิพาทฝ่ายอื่นด้วย  

ข้อ 4 แห่งกฎ SIAC กำหนดให้ฝ่ายคัดค้านส่งคำคัดค้านต่อเลขานุการประจำสถาบันฯ ภายใน 14 วันนับแต่ได้รับสำเนาขอเริ่มต้นคดี

ข้อ 13 แห่งข้อบังคับ THAC กำหนดว่า เมื่อได้รับสำเนาคำขอเริ่มต้นคดีแล้ว ให้ผู้คัดค้านทำคำตอบรับส่งไปยังผู้เรียกร้องภายในระยะเวลา 15 วันนับแต่วันที่ได้รับสำเนาคำขอเริ่มต้นคดี และข้อ 15 แห่งข้อบังคับTHAC  กำหนดว่า เมื่อได้ส่งคำตอบรับไปยังผู้เรียกร้องแล้ว ให้ผู้คัดค้านส่งสำเนาคำตอบรับนั้นต่อนายทะเบียนและชำระค่าทำเนียมเริ่มต้นในส่วนข้อเรียกร้องแย้งรวมทั้งให้แจ้งนายทะเบียนให้ทราบโดยเร็วถึงวันและวิธีการในการส่งคำตอบรับนั้น

ข้อ 9 แห่งข้อบังคับ TAI กำหนดว่า เมื่อผู้คัดค้านได้รับสำเนาข้อพิพาทแล้ว ให้ยื่นคำคัดค้านและข้อเรียกร้องแย้ง(ถ้ามี) โดยทำเป็นหนังสือภายใน 15 วัน นับแต่วันที่ได้รับสำเนาคำเสนอข้อพิพาท… ให้ผู้คัดค้านแนบสำเนาคำคัดค้านและข้อเรียกร้องแย้ง(ถ้ามี)ในจำนวนที่เพียงพอที่จะส่งให้แก่ผู้เรียกร้องและคณะอนุญาโตตุลาการ” (จุดที่เป็นข้อสังเกต : TAI อาจมีปัญหาตรงที่เป็นการยื่นกับอนุญาโตตุลาการ ซึ่งอาจจะยังไม่มีการแต่งตั้งอนุญาโตตุลาการ)

2.2. การช่วยเหลือขั้นประเมินความเป็นกลางของอนุญาโตตุลาการ

 ข้อ 11 บททั่วไป กฎ ICC  วางหลักว่า อนุญาโตตุลาการจะเปิดเผยข้อเท็จจริงที่อาจเข้าลักษณะความไม่เป็นกลางเป็นหนังสือต่อเลขานุการและคู่พิพาท

ข้อ 13 คุณสมบัติของอนุญาโตตุลาการ กฎ SIACวางหลักว่าอนุญาโตตุลาการที่ถูกเสนอชื่อจะเปิดเผยสภาพการณ์ใดที่อาจสร้างความสงสัยในความเป็นกลาง โดยทำเป็นหนังสือต่อต่อคู่พิพาทและเลขานุการ

ข้อ 26  แห่งข้อบังคับ THAC วางหลักว่า บุคคลซึ่งจะถูกตั้งเป็นอนุญาโตตุลาการจะต้องเปิดเผยข้อเท็จจริงซึ่งอาจเป็นเหตุ อันควรสงสัยถึงความเป็นกลางหรือความเป็นอิสระของตนต่อคู่พิพาทและนายทะเบียน  ในระหว่างการปฏิบัติหน้าที่ถ้ามีพฤติการณ์อย่างใด ๆ ตามวรรคหนึ่ง อนุญาโตตุลาการ จะต้องเปิดเผยพฤติการณ์เช่นว่านั้นต่อคู่พิพาทอนุญาโตตุลาการคนอื่น และนายทะเบียนทันที

ข้อ 20 แห่งข้อบังคับ TAI เมื่อได้รับการติดต่อให้ทําหน้าที่อนุญาโตตุลาการหรือเมื่อได้รับการแต่งตั้งและตลอดระยะเวลาที่ดําเนินกระบวนพิจารณาอนุญาโตตุลาการหากมีข้อเท็จจริงอันอาจทําให้คู่พิพาทเกิดความสงสัยอันควรในความเป็นกลางและเป็นอิสระของตน ให้อนุญาโตตุลาการเปิดเผยข้อเท็จจริงดังกล่าวให้คู่พิพาทและสถาบันทราบ

2.3. การช่วยเหลือกระบวนการคัดค้านอนุญาโตตุลาการ

 ข้อ 14 กฎ ICC, ข้อ 15 กฎ SIAC, ข้อ 29 ข้อบังคับ THAC และข้อ 21 แห่งข้อบังคับ TAI กำหนดว่าให้ส่งคำคัดค้านอนุญาโตตุลาการให้แก่เลขานุการ

2.4. การช่วยเหลือการส่งต่อเอกสารให้แก่คณะอนุญาโตตุลาการ

ตามกฎของสถาบัน ICC และ SIAC เมื่อเลขานุการได้ส่งเอกสารคดีทั้งหมดให้แก่คณะอนุญาโตตุลาการแล้ว เลขานุการประจำสถาบันอนุญาโตตุลาการจะไม่เข้ามาเกี่ยวข้องอีกต่อไปแล้ว อนุญาโตตุลาการต้องเข้ามาจัดการเอง ซึ่งในขั้นนี้ทำให้เริ่มมีการตั้ง Tribunal secretary เข้ามาช่วยเหลือ

ทางปฏิบัติของ THAC เมื่อเลขานุการได้ส่งเอกสารคดีทั้งหมดให้แก่คณะอนุญาโตตุลาการ เลขาธิการประจำสถาบันยังมีส่วนเข้ามาเกี่ยวข้องช่วยเหลือในด้านธุรการให้กับคณะอนุญาโตตุลาการ จึงทำให้คณะอนุญาโตตุลาการไม่จำเป็นต้องแต่งตั้ง Tribunal secretary เข้ามาช่วยเหลือ ซึ่งถือเป็นการดีที่จะไม่ต้องมีการแต่งตั้ง Tribunal secretary เพราะเป็นการประหยัดค่าใช้จ่ายให้แก่คู่พิพาทได้

 2.5. การรักษาความลับในกระบวนการอนุญาโตตุลาการ

กฎ ICC กำหนดว่าหน้าที่หลักของนายทะเบียนเกิดขึ้นในเวลาก่อนการตั้งคณะอนุญาโตตุลาการ ซึ่งในขั้นกระบวนพิจารณาโดยอนุญาโตตุลาการนายทะเบียนไม่สามารถเข้าร่วมการพิจารณาและสืบพยานได้ แต่มีขอบเขตหน้าที่เพียงช่วยเหลือคณะอนุญาโตตุลาการในเรื่องการประสานบริหารจัดการ เช่น ฝ่ายใดจะเข้าประชุม มีการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์กี่เครื่อง รวมถึงหน้าที่ในการพิมพ์การถ้อยคำในการพิจารณา (รีพอร์ทเรียลไทม์) เพื่อสนับสนุนการทำงานได้ดีมากขึ้น

ภาคผนวกที่ 1  ทุกคนที่เกี่ยวข้องในทุกขั้นตอนของกระบวนพิจารณามีหน้าที่ต้องรักษาความลับของกระบวนพิจารณา และ ภาคผนวกที่ 2 เอกสารทั้งหมดในกระบวนพิจารณาต้องถูกส่งให้กับบุคคลที่เกี่ยวข้องกับกระบวนพิจารณาเท่านั้นและหากคู่พิพาทหรืออนุญาโตตุลาการไม่ได้ร้องขอเอกสารที่เกี่ยวข้องกับกระบวนพิจารณาจะต้องถูกทำลาย  

จะเห็นว่าเลขานุการประจำสถาบันต้องอยู่ภายใต้การรักษาความลับเป็นไปตามข้อบังคับของสถาบันอยู่แล้ว จึงไม่จำเป็นต้องทำสัญญารักษาความลับต่างหากเพิ่มเติม

ข้อบังคับของTHAC: ข้อบังคับข้อ 87 มีเรื่องรักษาความลับอยู่แล้ว แต่เชื่อว่าหากคู่พิพาทฝ่ายใดแจ้งความประสงค์ให้มีการลงนามในสัญญารักษาความลับก็อาจดำเนินการเพิ่มเติมได้

ตามข้อบังคับTAI  กำหนดในลักษณะที่ว่า คู่พิพาท คณะอนุญาโตตุลาการ หรือสถาบัน ไม่อาจเปิดเผยกระบวนพิจารณาอนุญาโตตุลาการ ไม่ว่าทั้งหมดหรือแต่บางส่วน

สรุป เกี่ยวกับเรื่องเลขานุการหรือผู้ที่ทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยอนุญาโตตุลาการนั้น เรื่องที่ต้องระวังมากที่สุดคือ การแต่งตั้งคนเข้าไปเป็นเลขานุการของอนุญาโตตุลาการ อย่างที่กล่าวไปเบื้องต้นว่า เลขานุการอนุญาโตตุลาการมีอยู่ใน 2 รูปแบบ คือ

1. Tribunal secretary กล่าวคือมีลักษณะที่เป็น secretary ที่ถูกแต่งตั้งโดยคณะอนุญาโตตุลาการ จึงมีขั้นตอนในการแต่งตั้งที่ต้องระวัง คืออนุญาโตตุลาการควรได้รับความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรจากคู่กรณีเพื่อแสดงให้เห็นว่าคู่ความได้ให้ความยินยอมแล้วอย่างชัดแจ้ง ก่อนที่จะแต่งตั้งเลขานุการอนุญาโตตุลาการ และควรมีคำจำกัดความที่ชัดเจนของขอบเขตงานที่อนุญาตให้เลขานุการอนุญาโตตุลาการสามารถดำเนินการได้ เช่น การสรุปประเด็นข้อพิพาท การค้นหาข้อกฎหมายที่จะนำมาปรับใช้ และ ควรมีการกำหนดขอบเขตขอบเขตของงานที่เลขานุการอนุญาโตตุลาการอาจเรียกคืนค่าธรรมเนียมและควรตกลงก่อนเริ่มทำงาน  ซึ่งสิ่งนี้ควรเกี่ยวข้องกับการเปิดเผยตารางเวลาในการทำงานเช่นเดียวกับกรณีของอนุญาโตตุลาการและที่ปรึกษาด้วย นอกจากนี้อาจต้องระวังเรื่อง conflict of interest เพราะอาจส่งผลต่อประเด็นเรื่องความเป็นกลางของการดำเนินงานของ Tribunal secretaryได้ และการแต่งตั้ง Tribunal secretary ก็ต้องระวัง เรื่องการรักษาความลับ ผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งเข้ามาเป็น Tribunal secretary ต้องอยู่ภายใต้ข้อบังคับเรื่องของการรักษาความลับของกระบวนการอนุญาโตตุลาการ โดยกระบวนการเรื่องการอนุญาโตตุลาการโดยหลักได้มีการกำหนดไว้อย่างชัดเจนอยู่แล้วในเรื่องของการที่บุคคลที่เกี่ยวข้องในกระบวนกรอนุญาโตตุลาการต้องรักษาความลับของคดี อย่างไรก็ดีสถาบันอนุญาโตตุลาการต่างๆ อาจมีการกำหนดไว้ในข้อบังคับของสถาบันไว้เพื่อความชัดเจน อย่างของทางสถาบันTHAC ที่กำหนดไว้ในข้อบังคับข้อที่ 87 ว่าคู่พิพาทฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งหรืออนุญาโตตุลาการคนใดคนหนึ่ง รวมถึงประธานกรรมการ นายทะเบียน เจ้าหน้าที่ พนักงาน และลูกจ้าง จะเปิดเผยต่อบุคคลภายนอกในเรื่องใดๆที่เกี่ยวกับกระบวนการอนุญาโตตุลาการไม่ได้ เป็นต้น อย่างไรก็ดีแนวทางปฏิบัติจะเห็นว่ามีการห้ามไม่ให้ Tribunal secretary แสดงความเห็นหรือทำความเห็นในงานคดีนั้น ๆ เนื่องจากเป็นการทำเกินขอบเขตหน้าที่ของ Tribunal secretary และอาจเป็นการล่วงเข้าไปในส่วนของอำนาจหน้าที่ของอนุญาโตตุลาการ

2. Institution secretariat กล่าวคือเป็นเลขานุการจัดตั้งโดยสถาบันอนุญาโตตุลาการต่าง ๆ โดยที่ไม่ได้เป็นการแต่งตั้งขึ้นโดยคณะอนุญาโตตุลาการ ดังนั้น เรื่องการแต่งตั้งจึงแตกต่างจากการแต่งตั้ง Tribunal secretary โดยที่ Institution secretariat อยู่ที่ ข้อบังคับ (Rule) ของแต่ละสถาบันอนุญาโตตุลาการนั้น ๆ

3. ค่าใช้จ่าย หรือ Cost สำหรับเลขานุการหรือผู้ที่ทำหน้าที่ช่วยเหลืออนุญาโตตุลาการ รูปแบบของ Tribunal secretary นั้น หากไม่มีการตกลงกันไว้เป็นอย่างอื่น ค่าใช้จ่ายในส่วนของ Tribunal secretary จะเป็นการจ่ายเพิ่มขึ้นมาจากกระบวนการเดิม เนื่องจากการทำงานของ Tribunal secretaryนั้น เป็นส่วนที่เพิ่มมาจากกระบวนการอนุญาโตตุลาการเดิม ดังนั้น เพื่อช่วยลดภาระหรืองานบางส่วนที่ อนุญาโตตุลาการ ไม่จำเป็นต้องทำด้วยตนเอง แต่อย่างไรก็ดี แม้จะมีการแต่งตั้ง Tribunal secretary ที่แม้จะทำให้มีการเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมก็ตาม แต่ค่าใช้จ่ายในส่วนที่เพิ่มมานี้ หากนำไปเทียบกับกรณีที่ไม่มีการแต่งตั้ง Tribunal secretary งานทั้งหมดในส่วนนี้ต้องตกแก่อนุญาโตตุลาการ (Tribunal) โดยตรง ซึ่งแน่นอนว่าค่าใช้จ่ายสำหรับการทำงานตามเวลาของอนุญาโตตุลาการหรือ Hourly rate ย่อมสูงกว่าค่าใช้จ่ายสำหรับการทำงานของ Tribunal secretary ในส่วนของ Institution secretary เรื่องค่าใช้จ่ายไม่ได้เก็บเพิ่ม เป็นค่าใช้จ่ายที่เก็บตามปกติ รวมอยู่ในค่าดำเนินกระบวนการอนุญาโตตุลาการแล้ว เนื่องจากมองว่าเป็นเรื่องของการบริการจากทางสถาบันอนุญาโตตุลาการ

ในท้ายที่สุด อาจกล่าวได้ว่า ปัจจุบันประเทศไทย เลขานุการอนุญาโตตุลาการประเภท (Tribunal secretary) ยังไม่เป็นที่นิยมมากนัก อันเนื่องมาจากสถาบันอนุญาโตตุลาการในประเทศไทยมักจะมีการส่งเจ้าหน้าที่ของทางสถาบันฯ ไปช่วยอนุญาโตตุลาการในการปฏิบัติงานกันอยู่แล้วในฐานะ Institution secretariat ซึ่งอาจกล่าวได้ว่า เจ้าหน้าที่สถาบันฯ ที่ถูกส่งไปช่วยเหลือนั้น สามารถช่วยอำนวยความสะดวกให้แก่อนุญาโตตุลาการได้มากกว่าผู้ที่ทำหน้าที่เป็นเลขานุการของอนุญาโตตุลาการเสียอีก แต่หากเป็นสถาบันอนุญาโตตุลาการในต่างประเทศ อาทิ ICC (International Chamber of Commerce), SIAC (Singapore International Arbitration Centre) สถาบันฯ ดังกล่าวมักจะดำเนินการในลักษณะของการส่งเจ้าหน้าที่สถาบันฯ ไปช่วยอำนวยการหรือให้การช่วยเหลือข้อพิพาทเพียงในช่วงเริ่มต้นของกระบวนการอนุญาโตตุลาการเท่านั้น กล่าวคือนับ ตั้งแต่มีการยื่นคำเสนอข้อพิพาทด้วยอนุญาโตตุลาการจากคู่พิพาทฝ่ายใดฝ่ายหนึ่ง จนถึงมีการแต่งตั้งอนุญาโตตุลาการหรือคณะอนุญาโตตุลาการขึ้นมาเป็นที่เรียบร้อยแล้ว และในช่วงท้ายภายหลังที่ได้มีการออกคำชี้ขาดแล้วแต่เพียงเท่านั้น โดยในระหว่างขั้นตอนการพิจารณาวินิจฉัยประเด็นข้อพิพาท ต้องเป็นกรณีที่อนุญาโตตุลาการเล็งเห็นถึงความจำเป็นจึงจะมีการแต่งตั้งเลขานุการหรือผู้ที่ทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยอนุญาโตตุลาการขึ้นมาเพื่อช่วยเหลือในทางการพิจารณาคดี

หมายเหตุ: ทั้งนี้ข้อมูลและเนื้อหาตามที่กล่าวมาเป็นเพียงข้อสรุปที่จัดทำขึ้นมาจากการสังเกตโดยส่วนตัวของทางวิทยากรผู้บรรยายเท่านั้น ด้วยเหตุที่เกี่ยวกับเรื่องเลขานุการหรือผู้ช่วยอนุญาโตตุลาการมิได้มีข้อกำหนดหรือกฎเกณฑ์ตายตัวในการกำหนดขอบเขตหน้าที่การทำงานเอาไว้โดยเฉพาะ

ความรู้เพิ่มเติมของการดำเนินการโครงการฝึกอบรมเจ้าหน้าที่ฝ่ายอนุญาโตตุลาการและการประนอมข้อพิพาท เรื่อง บทบาทหน้าที่เลขานุการหรือผู้ทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยของอนุญาโตตุลาการ มีดังนี้

1. Seat / Place of Arbitration และ Hearing Venue คืออะไร Seat / Place of Arbitration หากกำหนดให้มีการ Seat of Arbitration เป็นประเทศไทย หมายความว่า กำหนดให้กฎหมายของประเทศไทยเป็นกฎหมายที่ใช้บังคับในกระบวนพิจารณาอนุญาโตตุลาการ มิใช่การกำหนดสถานที่ที่เกิดกระบวนการพิจารณาอนุญาโตตุลาการให้เกิดที่ประเทศไทย ดังนั้น จะเกิดกระบวนพิจารณาในประเทศใดก็ได้แต่ต้องใช้กฎหมายไทยในกระบวนพิจารณาอนุญาโตตุลาการ Hearing Venue เป็นการกำหนดสถานที่ที่ให้เกิดกระบวนพิจารณาของอนุญาโตตุลาการ

2. การพิจารณาคดีทางอิเล็กทรอนิกส์ การพิจารณาคดีทางอิเล็กทรอนิกส์เกิดขึ้นเพื่อแก้ปัญหาการในการเดินทาง และประเทศไทยก็ได้นำมาใช้เช่นกัน ในขณะเดียวกันก็มีข้อควรระวัง และต้องปฏิบัติตามข้อกำหนด ดังนี้

2.1. จัดเตรียมคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ ตั้งค่าคำบรรยายสดที่หน้าจอหน้าขวา และหน้าจอด้านซาย ใช้ให้ใช้ทนายความแต่ละฝ่ายได้เผื่อแพร่ภาพหน้าจอ

2.2. สาบานว่าไม่มีผู้อื่นอยู่ภายในห้อง

2.3. ห้ามนำกระดาษเข้ามาในห้อง และภายในห้องจะมีแต่อุปกรณ์ที่กำหนดเท่านั้น

3. บทบาทของเลขานุการต่อศาล ตามกฎหมายไทยนั้น ทางสถาบันอนุญาโตตุลาการสามารถช่วยอนุญาโตตุลาการในการออกหมายเรียกได้ จากที่โดยปกที่แล้วการออกหมายเรียกนั้นต้องออกโดยศาลเท่านั้น แต่ทั้งนี้ยังมีประเด็นถกเถียงในกรณี คำร้องขอคุ้มครองชั่วคราวซึ่งตามพระราชบัญญัติอนุญาโตตุลาการไทยนั้น ศาลต้องเป็นผู้ออกความคุ้มครองชั่วคราวเท่านั้น แต่หากเป็นอนุญาโตตุลาการเป็นผู้ทำคำร้องขอคุ้มครองชั่วคราวนั้นจะมีผลบังคับใช้ได้เพียงใด

4. การขอเอกสาร เอกสารที่ใช้ในกรณีที่ต้องการขอเอกสารจากคู่กรณีฝ่ายตรงข้าม การระบุรายชื่อเอกสารที่ต้องการขอจากฝั่งตรงข้าม พร้อมทั้งระบุเหตุผลในการขอเอกสารดังกล่าว การระบุเหตุผลเพื่อป้องกันความลับหรือความสำคัญของเอกสาร ซึ่งหากฝ่ายตรงข้ามไม่เห็นด้วยในการขอเอกสารสามารถแจ้งเหตุผลกลับมาได้ ส่วนมากจะเป็นการดำเนินการในการอนุญาโตตุลาการระหว่างประเทศ

5. การยอมรับและบังคับตามคำชี้ขาดของอนุญาโตตุลาการ (enforcement arbitration award)ผลจากการที่ประเทศไทยเข้าเป็นภาคีอนุสัญญานิวยอร์ก 1958 (New York Convention 1958) ทำให้คำชี้ขาดอนุญาโตตุลาการที่ทำขึ้นในต่างประเทศ สามารถนำมาขอบังคับตามคำชี้ขาดภายในประเทศไทยได้ อีกทั้งยังสามารถนำคำชี้ขาดไปบังคับกับนานาประเทศที่อยู่ภายใต้อนุสัญญาดังกล่าวได้ด้วยเช่นกัน แต่ปัญหาการบังคับตามคำชี้ขาดของอนุญาโตตุลาการอาจเกิดขึ้นได้ หากเกิดปัญหาผลประโยชน์ทับซ้อน หรือการขัดกันของผลประโยชน์ (conflict of interest) ใน Tribunal secretary ที่คู่พิพาทฝ่ายอีกฝ่ายอาจ ยกการขัดกันของผลประโยชน์ของเลขานุการอนุญาโตตุลาการ ในการเพิกถอนคำชี้ขาดได้

สามารถติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมจาก THAC ได้ที่ !